Хранят богатейшую базу истории развития района

Какие документы и сколько лет хранятся в архиве? Какие для этого необходимы условия? Об этом и о других тонкостях работы архивиста рассказали в архивном отделе администрации Ханкайского муниципального округа.

В настоящее время штатная численность архива состоит из двух человек – руководителя Елены Антюшиной и старшего специалиста Алёны Перминой. В их задачи входит хранение, комплектование, учёт и использование документов архивного фонда, а также преумножение документального и исторического богатства Ханкайского района.

Документации, хранящейся в архивном отделе, очень много. В соответствии с данными паспорта архива, по состоянию на 1 января 2022 года в архиве числится 30 230 единиц хранения. Большую часть из них составляет управленческая документация – 21 152. Это документы отделов и управлений администрации, сельских поселений, сельсоветов. Также имеются 8 964 единиц хранения документов по личному составу, поступивших на хранение в архивный отдел от ликвидированных предприятий и организаций, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем.

Отдельного внимания заслуживают фонды личного происхождения, когда архив заключает договор с гражданином, решившим сдать в отдел на хранение свои документы, автобиографию.

– Архивный отдел проводит работу в этом направлении с почётными гражданами нашего района, – рассказывает руководитель архивного отдела Елена Антюшина. – С документами личного происхождения приходят работать, например, школьники и студенты, которым нужно написать работу о почётных жителях. Мы предоставляем им нужные документы, разрешённые к использованию. Всего у нас семь таких фондов.

Елена Николаевна рассказала также о сроках хранения документации. Так, документы по личному составу хранятся 50 либо 75 лет, в зависимости от даты завершения делопроизводства. Если оно окончено до 1 января 2003 года, срок его хранения составляет 75 лет, если после этой даты – 50. Остальные документы в архиве имеют постоянный срок хранения, то есть бессрочный.

Для хранения документов в архивном отделе имеются два архивохранилища, оснащённых металлическими стеллажами, на окнах установлены жалюзи, так как документы должны храниться в тёмном помещении, также установлена пожарная сигнализация. По мере необходимости сотрудники архива проводят реставрацию документов, подклеивают их, подшивают, обеспыливают.

Для обеспечения бесперебойной работы специалистов в кабинете имеется вся необходимая оргтехника, доступ к сети Интернет, а три года назад был приобретён визуализатор (сканер), предназначенный для оцифровки документов. На компьютерах установлена программа VIP Net – деловая почта, в которой архивисты работают с Пенсионным фондом России по Приморскому краю. Эта программа обеспечивает защищённую передачу электронных документов.

Рабочий день у архивистов начинается с просмотра специальных программ, куда поступают запросы от граждан и организаций на предоставление информации из архива. После этого они приступают непосредственно к основной работе. В приёмные дни, когда граждане желают лично обратиться к сотрудникам архива, специалисты принимают от людей запросы, обрабатывают их, ведут поисковую работу в архивохранилищах по их исполнению. В неприёмные дни работа по поиску информации и её обработке продолжается.

Елена Антюшина отмечает возросший в последние годы интерес граждан к изучению своей родословной:

– Жители и гости нашего района стали активно изучать метрические книги. Эти книги в нашем архиве являются самыми ранними документами. Одна из них, в которой имеются сведения о жителях села Троицкое, датирована 1896 годом. Этим же годом датирована книга о жителях села Платоно-Александровское. Другие метрические книги содержат сведения за 1900 – 1922 годы.

Но не только для изучения своей родословной люди обращаются в архив. У населения множество вопросов, основные из которых – оформление пенсий, земельных участков, приватизация квартир, присвоение адресов.

– С момента создания архивной службы архивистами собрана богатейшая источниковедческая база по широкому спектру вопросов политического, экономического, культурного развития нашего района, – говорит руководитель отдела. – При изучении архивных фондов можно проследить развитие строительства сёл, организаций. У нас хранятся фонды старейших предприятий – колхозов и совхозов, птицефабрики, лесхоза, потребительского общества, исполкомов сельских советов.

Обратиться в архивный отдел люди могут несколькими способами. Кто-то отправляет запрос по электронной почте, кто-то посредством услуг почтовой связи , многие приходят лично. Также население имеет возможность обратиться через МФЦ.

Ханкайские архивисты Елена Антюшина и Алёна Пермина признаются, что очень любят свою работу, ведь они имеют возможность первыми ознакомиться с интересными материалами, поступающими в архивный отдел на хранение. Они с удовольствием помогают людям в поисках очень важной и нужной для них информации.

Добавление комментария:

Добавляя комментарий, вы принимаете правила сайта

Администрация сайта не несет ответственности за содержание комментариев пользователей